Inspección SNE a estaciones: alcance y documentos

La Resolución MIPRE-2026-0022448, publicada en la Gaceta Oficial 30545-E el 12 de junio de 2026, aprobó el procedimiento de inspección de la Secretaría Nacional de Energía (SNE) para agentes regulados del mercado de combustibles, hidrocarburos y energías alternativas. Aplica a actividades sujetas al Decreto de Gabinete 36 de 2003 cuando el agente cuenta con contratos, permisos o registros bajo esa normativa. La resolución dispuso que entrara en vigor con su promulgación. Lee la resolución y su procedimiento anexo.

El procedimiento no define un paquete idéntico de documentos para toda estación ni garantiza que una carpeta, por sí sola, produzca una certificación. La inspección verifica las normas aplicables al agente y el alcance que corresponda al caso.

Identifica el tipo y el alcance de la visita

El artículo 5 distingue inspecciones ordinarias, extraordinarias, de seguimiento, documentales y técnicas especializadas. También contempla visitas técnicas que suelen coordinarse con el agente y que no tienen necesariamente carácter fiscalizador, salvo que durante ellas se identifiquen posibles incumplimientos, riesgos u otras condiciones que ameriten actuaciones posteriores.

Al inicio de una inspección, el procedimiento indica que los funcionarios deben identificarse con su carné institucional e informar el objeto de la diligencia. El artículo 6 también les asigna entregar copia de la nota de autorización de la inspección firmada por el Secretario Nacional de Energía. El agente inspeccionado debe facilitar acceso razonable, presentar la documentación requerida y permitir las verificaciones correspondientes.

Qué documentación puede revisarse

Según el alcance, el artículo 8.2 enumera categorías que pueden verificarse: permisos y registros, certificaciones, pólizas, certificados de calibración, registros operativos, controles de mantenimiento, documentación sanitaria, certificados de calidad, reportes e inventarios. La lista describe categorías posibles dentro de la diligencia; no significa que todos esos documentos sean exigibles a cada agente o instalación.

Qué aspectos de la estación pueden verificarse

Para la revisión técnica y operativa, el procedimiento dispone usar una lista de chequeo en cada caso. Entre los aspectos que enumera están infraestructura, tanques, surtidores, tuberías, sistemas contra incendio y eléctricos, equipos de medición, sistemas de despacho, almacenamiento y operación, señalización, seguridad industrial, calidad del combustible, presencia de agua u otros contaminantes y geolocalización.

La resolución remite a guías técnicas complementarias. En el anexo de la Gaceta Oficial 30545-E aparecen GT-EDS-01 y GT-EDS-02 con el mismo título, “Guía Técnica de Inspección a Estaciones de Servicio”. Por esa duplicidad, solicita a la SNE el código, la versión y el documento vigentes para la diligencia concreta; no infieras parámetros de aceptación que el procedimiento publicado no especifica.

Preparación práctica del expediente

La siguiente organización es una recomendación interna para encontrar evidencia existente con rapidez; no es un formulario oficial ni una lista completa de obligaciones:

• Ordena por estación y activo los permisos, registros, certificados e informes que correspondan al alcance de tu operación.
• Conserva certificados de calibración, pruebas e intervenciones técnicas junto con la fecha, el equipo identificado, el resultado y los pendientes.
• Mantén registros operativos y controles de mantenimiento con trazabilidad de quién ejecutó cada actividad y qué quedó por resolver.
• Designa a una persona que conozca la instalación, pueda coordinar el acceso y sepa dónde localizar los documentos disponibles.

Documenta los hallazgos y el cierre

Los artículos 8 a 11 prevén documentar hallazgos en el Acta de Diligencia, respaldarlos con fotografías, videos u otros medios cuando estén disponibles, y registrar las acciones que correspondan. Al terminar, se solicita la firma del representante presente y se le entrega una copia del acta. El informe final identifica al agente, la fecha, el lugar, los participantes, los hallazgos, la evidencia, las observaciones, recomendaciones y acciones requeridas.

Usa el acta y el informe para dar seguimiento a cada acción con responsable y evidencia de cierre. Una visita o una carpeta de registros no reemplaza las pruebas, permisos o decisiones de autoridad que sean aplicables a cada sistema.

Para ordenar los antecedentes de mantenimiento por equipo y dejar constancia del trabajo, consulta la guía de mantenimiento de Master University.